Dokumen-dokumen
tapak yang dikawal
Prosedur-prosedur
bagi mengawal dokumen-dokumen perlu diwujudkan di tapak bina. Tahap pengawalan
dokumen-dokumen di tapak berseza di antara satu sama lain. Pada amnya,
dokumen-dokumen system kualiti dan dokumen-dokumen kontraktual seperti
lukisan-lukisan kontrak memerlukan kawalan ketat terhadap pengeluaran dan
pengedarannya sebelum digunakan. Senarai-senarai semakan pemeriksaan yang
dikeluarkan dan diluluskan bagi kegunaan di tapak, juga haruslah dikawal.
Senarai-senarai semakan ini apabila digunakan akan menjadi sebahagian dari
rekod-rekod kualiti tapak yang akan disimpan bagi projek berkenaan.
|
Jenis-jenis dokumen
|
Pihak Berkuasa mengeluarkan &
mengedarkan
|
Pihak berkuasa meluluskan
|
|
Dokumen-dokumen system kualiti
-
Manual
kualiti
-
Senarai-senarai
semakan/ prosedur-prosedur kualiti
|
Pengurus Sistem Kualiti
Pengurus Sistem Kualiti
|
Pengarah Urusan
Pengarah urusan
|
|
Dokumen-dokumen projek khusus
-
Pelan
Kualiti projek
-
Lukisan-lukisan
Kontrak
-
Lukisan-lukisan
Kerja
-
Syarat-syarat
Kontrak
-
Spesifikasi
Kontrak
|
Pengurus Projek
Pengurus Kontrak
Pengurus Projek
Pengurus Kontrak
Pengurus Kontrak
|
Pengarah Urusan
Konsultan Klien
Pengurus Projek
Konsultan Klien
Konsultan Klien
|
Dokumen-dokumen
Sistem Kualiti
Pengurus Sistem
Kualiti atau wakilnya haruslah menyimpan rekod-rekod mengenai kawalan
pengedaran semua jilid-jilid, termasuk pindaan, semua dokumen-dokumen system
kualit bagi kedua-dua ibu pejabat dan juga tapak. Walau bagaimanapun, sekiranya
ada di kalangan kakitangan penyeliaan, biasanya foreman ke atas, boleh secara
bertulis memberi cadangan-cadangan dan usul-usul bagi apa-apa pindaan gterhadap
dokumen-dokumen system kualiti.
Pengurus Sistem
Kualiti akan menentukan samada keperluan perbincangan dengan pihak pengurusan
sebelum memutuskan memasukkan apa-apa pindaan. Status pindaan, nombor salinan,
tarikh dikeluarkan dan pihak berkuasa meluluskan akan diberikan bagi setiap
salinan dokumen system kualiti terkawal yang diedarkan kepada kesemua
kakitangan tapak. Satu salinan utama yang mengandungi versi terakhir bagi
dokumen-dokumen system kualiti terkawal ini dan apa-apa rekod pindaan beserta
helaian muka surat
yang dipinda akan disimpan oleh Pengurus Sistem Kualiti. Pada amnya, adalah
menjadi tanggungjawab semua pemegang dokumen yang sah di tapak bagi
mengeluarkan helaian mukasurat atau dokumen-dokumen yang tidak dipakai setelah
menerima versi terakhir.
Dokumen-dokumen
projek khusus
Pihak ibu pejabat dab
pihak tapak projek perlulah membentuk dan menyimpan sistem pengfailkan projek
secara berasingan bagi setiap projek berasaskan satu standard rujukan senarai fail-fail
projek yang dikeluarkan. Fail-fail tambahan boleh diadakan apabila diperlukan
di dalam projek. Semua surat
menyurat masuk dan maklumat akan direkodkan oleh setiausaha tapak atau kerani
tapak sebelum diserahkan kepada Pengurus Projek untuk tatapan dan tindakan
seterusnya.
Begitu juga dengan surat menyurat dan
maklumat keluar, yang mana semua mestilah diserahkan kepada Pengurus Projek
untuk tatapan sebelum dihantar. Salinan-salinan surat-surat atau maklumat masuk
dan keluar akan dipenduakan dan dihantar salinan kepada ibu pejabat, bila
perlu. Kerja-kerja mengfailkan perlu ada mengikut kategori seperti semua surat menyurat masuk dan
keluar, arahan-arahan diterima dan hantar, rekod-rekod tapak, memo-memo
dalaman, peperiksaan dll.
Pada amnya, system pengfailan
akan mempermudahkan rujukan dan pengesanan. Contoh-contoh fail yang harus
disimpan adalah:
- Surat-menyurat antara Arkitek/ Jurutera
- Surat-menyurat antara subkontraktor
sendiri
- Surat-menyurat antara subkontraktor
diNamakan
- Surat-menyurat antara pembekal
- Minit-minit mesyuarat antara arkitek/
Jurutera/ konsultan/ subkontraktor
- Arahan Kerani kerja (Clerk of works)/
arahan-arahan tapak
- Arahan-arahan kepada Subkontraktor
- Pengesahan Penerimaan Arahan-arahan
Lisan
- Senarai-senarai semakan
- Laporan-laporan tidak memenuhi kehendak.
Kerani Tapak projek
akan dipertanggungjawabkan bagi menjaga Daftar-daftar Lukisan di tapak. Beliau
haruslah merekodkan semua lukisan-lukisan kontrak yang diterima terus dari
konsultan-konsultan klien atau melalui ibu pejabat. Pihak ibu pejabat haruslah
sentiasa diberitahu oleh pengurus projek akan penerimaan apa-apa lukisan
khususnya yang mempunyai implikasi kos atau kontraktual. Daftar-daftar lukisan
ini akan memberi meklumat-maklumat seperti tajuk lukisan, nombor rujukan,
penerangan dan lain-lain beserta dengan pindaan-pindaan terakhir bagi setiap
tajuk utama lukisan; Lukisan Struktur, Lukisan Arkitek dan Lukisan Perkhidmatan
M & E. Kerani tapak projek haruslah menjaga dan menyimpan rekod semua
lukisan yang tidak lagi dipakai di dalam daftar-daftar lukisan beliau.
Di mana perlu, adalah
menjadi tanggungjawab Pengurus Projek atau pengurus pembinaan bagi menentukan
bahawa semua subkontraktor tred yang relevan dan subkontraktor diNamakan sedar
akan apa-apa pindaan yang dibuat kepada rekabentuk , lukisan-lukisan kontrak
atau lukisan-lukisan kerja yang melibatkan kerja mereka. Satu salinan
lukisan-lukisan yang dipinda haruslah dikeluarkan kepada mereka dengan
menggunakan borang-borang transmittal atau surat-surat kepilan bagi tindakan seterusnya.
Buku
Harian tapak
Buku harian Tapak
digunakan bagi setiap hari bekerja oleh penyelia tapak dari mula hingga ke
akhir projek. Ianya merupakan rekod ke
atas semua aktiviti-aktiviti di tapak bina termasuk keadaan cuaca, jumlah
pekerja, loji dan mesin dan sebagainya. Penyelia dan wakil kontraktor mestilah
menandatangani apa-apa maklumat di dalam buku ini pada setiap bekerja. Buku
harian Tapak adalah satu dokumen yang penting, lebih-lebih lagi apabila timbul
pertikaian. Oleh kerana rekod-rekod dokumentari kerja dicatit di dalam buku
ini, maka buku ini amat berguna sekiranya pertikaian dirujuk ke timbangtara
atau mahkamah perundangan.
Berikut adalah
maklumat-maklumat yang perlu dimasukkan di dalam buku harian tapak di bawah
kepala-kepala berkenaan:
Jumlah pekerja yang
diambil bekerja di tapak – Isikan ruang yang disediakan dengan kerja utama yang
djalankan oleh kontraktor dan kontraktor Dinamakan serta jumlah kerja mengikut
kategori. Maklumat berasingan mestilah direkodkan bagi kontraktor dan subkontraktor.
Isikan ruang bagi jumlah pekerja-pekerja tempatan dan jumlah keseluruhan
pekerja-pekerja kontraktor dan subkontraktor. Pengisian juga perlulah berkaitan
dengan masalah-masalah pekerja sepeti salah faham pekerja, kekurangan pekerja,
salah laku, pergaduhan, pembuangan kerja, tidak dibayar upah dan lain-lain
keadaan yang boleh mengganggu perlaksanaan kerja.
Kuantiti bahan-bahan
yang digunakan – rekod secara ringkas kuantiti-kuantiti bahan yang diterima
atau yang dihantar ke tapak.
Arahan-arahan P.P. –
rekodkan segala arahan-arahan yang diterima secara lisan, melalui telefon
ataupun secara bertulis dan lakaran.
Kerja-kerja yang
dijalankan pada hari berkenaan – rekodkan secara ringkas kerja-kerja yang
dijalankan pada hari berkenaan dan menekankan terhadap kemajuan kerja.
Loji dan peralatan
kontraktor dan subkontraktor; waktu bekerja dan tempoh – rekodkan semua loji
dan peralatan yang digunakan, apa kerja yang dijalankan serta jumlah masa
bekerja sebenar. Maklumat mestilah diisikan secara berasingan dengan menandakan
(K) bagi loji-loji dan peralatan kepunyaan kontraktor dan (S.K.N) bagi loji dan
peralatan yang dimiliki oleh subkontraktor.
Lain-lain
maklumat
Rekodkan
faktor-faktor berikut di mana perlu:
-
Tarikh
-
Keadaan cuaca
-
Rekod Kemajuan
-
Pelawat-pelawat ke tapak
-
Pemeriksaan yang dijalankan
-
Lukisan-lukisan yang diterima dari konsultan
-
Maklumat yang diminta oleh kontraktor
-
Kerja-kerja yang dijalankan di bawah “Kerja
harian” sebagaimana yang diarahkan oleh P.P.
-
Kekurangan bahan-bahan, loji dan peralatan di
tapak.
-
Penyiapan atau separuh siap disebabkan salah
faham, kekurangan lukisan dan pelan. ‘force majeure’ dan lain-lain
-
Kerja lebih masa
-
Pengukuran kerja telah siap bagi tujuan
penilaian
-
Arahan P.P. berkenaan loji-loji dan peralatan
yang tidak digunakan dan menunggu arahan seterusnya.
-
Jumlah bahan yang diterima dari Pembekal
diNamakan
-
Peraturan-peraturan dan syarat-syarat kontrak
yang tidak dipatuhi
-
Pertikaian tentang interpretasi kontrak
-
Sample yang diterima, bahan yang diuji,
pemeriksaan kerja-kerja tertutup beserta perihal-perihal pengujian/ pemeriksaan
-
Masalah-masalah alam sekitar (banjir, tanah
runtuh dan lain-lain)
-
Lawatan P.P. atau wakilnya beserta mereka
yang terlibat.
-
Fosil atau apa-apa benda yang terjumpa di
tapak
-
Permintaan dari P.P./ wakil mengenai apa-apa
rekod kerja seperti perihal penanaman cerucuk.
-
Lain-lain factor yang tidak ada di atas.
-
Semua keputusan pengujian kiub konkrit
direkodkan di dalam jadual pengujian kiub konkrit yang terletak di akhir Buku
harian Tapak. Keputusan pengujian ini boleh direkodkan pada keesokan hari.
-
Lain-lain rekod seperti keputusan S.B.R
in-situ, density, kandungan air, gred, bitumen recovery, pengujian Marshall dan
lain-lain perlulah direkodkan mengikut format yang difikirkan sendiri oleh
pengguna di ruang kosong yang disediakan di dalam buku Harian
-
Mukasurat-mukasurat yang kosong boleh
digunakan bagi membuat lakaran dan laporan harian/ aktiviti harian yang telah
dirancang. Sekiranya ruangan tidak muat di dalam satu mukasurat, sila gunakan
mukasurat yang seterusnya. Semua isian mestilah ditarikhkan dan mengikut
tertibnya.
Penulisan
laporan
Laporan adalah
merupakan satu mesej yang tertib dan berobjektif yang digunakan bagi menyampai
maklumat dari individu atau organisasi kepada individu atau organisasi yang lain
bagi membantu di dalam proses membuat keputusan dan menyelesaikan masalah.
Penulisan laporan
adalah sebahagian dari proses sedia ada bagi pengurusan kontrak pembinaan.
Laporan disediakan bagi tujuan-tujuan tertentu, seperti:
- Penilaian prestasi
- Tujuan penyiasatan
- Membuat keputusan rentang perubahan
kerja
- Sebagai alat untuk membuat keputusan
bagi pengurusan kanan
- Penyimpanan rekod
- Justifikasi satu-satu tindakan
- Kegunaan timbangtara.
Laporan-laporan boleh
diadakan dalam bentuk teknikal, peristiwa atau guna apa-apa yang telah berlaku
di tapak. Laporan-laporan disediakan oleh pengurusan kanan bagi tujuan membuat
keputusan. Ianya juga boleh disediakan secara individu atau melalui satu
jawatankuasa khas.
Jenis-jenis
laporan yang lazim digunakan di dalam pengurusan tapak pembinaan:
- Laporan kemajuan
- Laporan kerosakan atau kegagalan binaan
- Laporan mengenai cadangan kerja-kerja
pembaikan
- Laporan selepas kerja-kerja pembaikan
- Laporan mengenai data-data dalam buku
Harian bagi tujuan tertentu.
- Laporan-laporan pengkhususan terjadinya
sesuatu perkara.
Keperibadian
laporan-laporan:
- Biasanya, laoran-laporan disediakan atas permintaan pihak atasan di dalam
kes-kes yang mana kebiasaannya laporan tidak akan disediakan melainkan
apabila diminta.
- Laporan-laporan secara lazimnya
disalurkan ke atas di dalam struktur organisasi. Pergerakan ke atas ini
disebabkan ianya diminta oleh pihak atasan.
- Laporan-laporan menekankan objektif.
Memandangkan bahawa laporan-laporan ini digunakan bagi tujuan
menyelesaikan masalah dan membuat keputusan, ianya haruslah berobjektof
seberapa yang boleh. Apabila bahan-bahan atau perkara tidak berobjrktif
(subjektif) dimasukkan, maka pelapor itu mestilah memberitahu akan keadaan
itu.
- Laporan-laporan disediakan bagi tatapan
orang yang tertentu sahaja. Lebih-lebih lagi apabila laporan ini
disalurkan di dalam sesuatu organisasi. Oleh itu, sebagaimana juga surat mesyuarat,
laporan ini boleh disediakan dengan mengambilkira kehendak pembacanya.
Klasifikasi
laporan
Laporan-laporan
formal dan tidak formal – klasifikasi ini berguna disebabkan ianya
merangkumi semua laporan. Laporan format distrukturkan secara baik dan tertib;
menekankan objektiviti dan organisasi, mengandungi banyak perkara perincian,
dan ditulis di dalam cara yang tidak mencampuri hal-hal individu.
Laporan tidak formal
adalah mesej-mesej yang menggunakan bahasa kasual dan mudah. Memo dalaman pada
amnya bolehlah dianggap sebagai laporan tidak formal.
Laporan
pendek atau panjang – ini satu klasifikasi yang mengelirukan bagi laporan. Satu
mukasurat memorandum sudah tentunya pendek, dan satu kertas kajian yang
mempunyai 20 muka surat
sudah tentunya panjang. Jadi, bagaimana yang berada di antara kedua-dua
klasifikasi ini?
Satu perkara penting
yang pada amnya benar; apabila laporan menjadi panjang, maka ianya menjadi
bentuk laporan-laporan formal. Oleh itu klasifikasi formal _ tidak formal dan
pendek _ panjang adalah berkaitan.
Laporan
berinformasi atau analitikal – laporan-laporan berinformasi
membawa maklumat-maklumat berobjektif dari satu tempat perniagaan ke tempat
yang lain.
Laporan-laporan
beranalitikal berusaha bagi memfokuskan bentuk dan setakat mana satu-satu
masalah itu timbul serta mencadangkan cara-cara menyelesaikan maslah tersebut.
Laporan tahunan
syarikat adalah satu laporan berinformasi dan laporan kajian saintifik adalah
laporan beranalitikal.
Laporan
menegak atau mendatar – klasifikasi merujuk ke arah mana laporan
ini disalurkan. Walaupun kebanyakan laporan disalurkan ke atas di dalam sesuatu
organisasi, banyak juga yang pergi ke bawah. Kedua-dua dikatakan laporan
menegak dan dirujuk sebagai laporan diarahkan ke atas atau laporan diarahkan ke
bawah. Fungsi utama laporan-laporan menegak ini adalah bagi tujuan kawalan
pengurusan.
Laporan-laporan
mendatar adalah bagi membantu di dalam usahamengkoordinasikan organisasi. Satu
laporan yang disalurkan di antara unit-unit
di dalam peringkat organisasi yang sama seperti di antara
penyelia-penyelia lain-lain jabatan di dalam pengurusan pembinaan. Adalah
diarahkan secara mendatar.
Laporan
Dalaman dan Luaran – Laporan-laporan dalaman disalurkan di
dalam sesuatu organisasi. Laporan luaran seperti Laporan Tahunan Syarikat
disediakan bagi pengagihan di luar sesuatu organisasi.
Laporan
berjadual – adalah laporan yang dikeluarkan mengikut tempoh yang
dijadualkan atau ditetapkan. Laporan berjadual selalunya disalurkan ke atas dan
digunakan oleh pihak pengurusan sebagai alat kawalan. Harian, mingguan,
bulanan, suku tahun, dua kali setahun atau tahunan adalah tempoh-tempoh yang
biasa bagi laporan berjadual.
Laporan
berfungsi – ini termasuklah laporan-laporan kewangan, laporan
pemasaran, laporan akaun, laporan peribadi dan lain-lain jenis seumpamanya.
Di dalam tapak
pembinaan, penyelia biasanya ditugaskan bagi menyediakan laporan-laporan
mengenai peristiwa-peristiwa seperti kemalangan, kejadian membahaya dan
lain-lain. Bagi laporan yang bertemakan peristiwa, berikut dicadangkan isi
kandungannya:
- Ringkasan apa yang telah terjadi
- Ringkasan pengenalan mengenai
peristiwa-peristiwa sebelum berlakunya kejadian yang dilaporkan
- Maklumat-maklumat yang diperolehi semasa
penyiasatan
- Maklumat tentang saksi-saksi
- Maklumat mengenai kerugian yang
ditanggung
- Rumusan-rumusan
- Cadangan-cadangan
- Bahan-bahan sokongan (gambar, lakaran
bagi menerangkan)
- Tarikh dan tandatangan pelapor
Penyiasatan
kejadian
Tujuan utama di dalam
apa-apa penyiasatan kejadian adalah bagi memperolehi maklumat-maklumat yang
penuh dan tepat mengenai sebab-sebab kejadian berlaku serta apa-apa yang
berkaitan dengannya. Kejadian tersebut perlulah disiasat seberapa cepat yang
mungkin sementara fakta-fakta masih baru di ingatan semua pihak dan sebelum
apa-apa barang bukti dipinda, dipindah atau dihapuskan. Bagi mendapatkan
laporan penyiasatan kejadian yang lengkap dan konprehensif, adalah diperlukan
bagi menentukan:
Peristiwa-peristiwa
yang membawa kepada kejadian
Fakta-fakta kejadian
itu sendiri
Fakta-fakta relevan
ke atas apa yang berlaku seterus sahaja kejadian itu
Satu senarai semakan
dibuat bagi membantu mendpatkan fakta-fakta
Soalan-soalan di
dalam senarai semakan bagi menentukan fakta:
- Siapa?
-
Yang terlibat?
-
Yang melihat?
-
Yang bekerja semasa kejadian?
-
Yang terlibat bersama?
-
Mempunyai maklumat tentang peristiwa sebelum
kejadian?
- Apa?
-
yang rosak, kecederaan, kerugian?
-
Perkakas yang digunakan?
-
Mesin, loji yang digunakan?
-
Kejadian-kejadian yang serupa yang telah
terjadi?
-
Tindak-tindakan yang diambil bagi mengelakkan
kejadian semula?
- Bila?
-
Kejadian berlaku?
-
Kerosakan menjadi nyata?
-
Kali terakhir dilihat sebagai satu keslahan?
- Kenapa?
-
Kejadian berlaku?
- Di mana?
-
Kejadian berlaku?
-
Kerosakan berlaku?
-
Beradanya penyelia waktu itu?
-
Beradanya saksi-saksi waktu itu?
- Bagaimana?
-
Kejadian berlaku?
-
Kejadian tersebut boleh dielak?
-
Rekabentuk yang lebih baik membantu?
Menemuramah
saksi-saksi
Terdapat dua jenis
saksi-saksi:
-
Saksi mata iaitu mereka yang melihat sendiri
kejadian yang berlaku
-
Saksi bersabit iaitu mereka yang tidak
melihat kejadian yang berlaku tetapi mempunyai maklumat yang penting berkaitan
dengannya.
Saksi-saksi dan
lain-lain orang yang terlibat perlulah ditemuramah seberapa cepat yang boleh.
Temuramah ini dibuat secara individu agar komen-komen yang diberikan tidak mempengaruhi mereka-mereka yang lain.
Saksi-saksi mestilah diyakinkan bahawa penyiasatan yang dibuat adalah bertujuan mendapatkan fakta-fakta yang
mengakibatkan kejadian dan bukannya untuk meletakkan kesalahan kepada sesiapa.
Terdapat beberapa
teknik yang terbukti bagi temuramah yang berjaya. Elemen-elemen berikut
membentuk penekanan asas bagi “temuramah penyiasatan”
- Menjalankan temuramah secara sulit di
tempat kerja
- Biar mereka yang ditemuramah berasa
lega dan senang; jangan terlalu mendesak
- Tanya versi mereka yang ditemuramah
akan apa yang berlaku.
- Tanya
Cuma soalan-soalan yang perlu sahaja. Jangan sekali-kali
mempengaruhi jawapan.
- Ulangi cerita mereka yang telah
ditemuramah sebagaimana dan setakat mana yang anda fahami.
- Akhiri sesi temuramah dengan nada
ceria. Ucap terima kasih kepada saksi
Apa yang perlu
diingat mereka yang ditemuramah mungkin terlalu emosi. Cara terbaik bagi
menenangkan mereka ini, ialah dengan mengingatkan mereka akan tujuan temuramah
itu.
- Anda Cuma berminat dari segi pencegahan
bukan menyalahkan sesiapa
- Anda Cuma boleh mencapai pencegahan
dengan bantuan beliau di dalam mengenalpasti factor penyumbang
- Anda Cuma berminat tentang fakta dan
bukan teori dan pandangan-pandangan
Berbudi bahasa dan
meyakinkan, bukan agresif dan kasar. Tentukan mereka yang ditemuramah memahami
yang apa-apa kenyataan adalah sulit dan rahsia.
Penyimpanan
dokumen dan rekod-rekod projek
Senarai rekod-rekod
projek adalah:
- Rekod-rekod pejabat
- Rekod-rekod tapak
Rekod-rekod
pejabat
Fail-fail
berkuasa (Setiausaha Projek) – Semua surat-menyurat dengan
pihak-pihak berkuasa akan difailkan ke dalam fail-fail berkuasa. Bagi
surat-surat kelulusan dan lukisan-lukisan yang diluluskan, Cuma satu salinan
fotostat sahaja diperlukan bagi tujuan fail. Surat-surat asal akan difailkan ke
dalam fail yang berasingan yang disimpan oleh Pengurus Pentadbiran, Fail
Berkuasa ini akan disimpan oleh Setiausaha projek bagi tempoh selama 5 tahun
setelah siap projek yang mana selepas tempoh itu, ianya akan dibuangkan.
Serahan
laporan-laporan termasuk lukisan (setiausaha projek/ setiausaha perpustakaan) – di
dalam kes di mana semua laporan dan lukisan bagi kerja-kerja kejuruteraan
diserahkan kepada pihak berkuasa, satu salinan akan ditandakan. “Salinan
pejabat” dan disimpan di dalam perpustakaan bagi tempoh 50 tahun selepas projek
siap dan setelah itu dilupuskan.
Memo
penghantaran. Borang dispaj (Setiausaha projek/ Pengurus Pentadbiran) -
- Lukisan yang diberi percuma akan
direkodkan oleh Setiausaha projek di dalam Memo Penghantaran dan disimpan
di dalam Fail Dispaj. Fail ini akan dibuka sehingga penyiapan projek dan
lepas itu akan dilupuskan.
- Lukisan-lukisan yang dikenakan bayaran
akan direkodkan di dalam borang dispaj oleh wakil Pengurus Pentadbiran.
Setiausaha projek akan menyimpan satu salinan borang ini di dalam Fail
Dispaj. Satu lagi salinan disimpan di dalam fail fee projek dan invois akan
dikeluarkan untuk pembayaran
Disket-disket
computer – Apa-apa dokumen atau fail yang dimasukkan ke dalam
disket, ianya haruslah di’back up’ dan dilabelkan dengan baik dan disimpan oleh
pihak yang bertanggungjawab. Semua fail ‘back up’ akan disimpan di dalam
perpustakaan bagi tempoh 6 tahun selepas siap projek, mengikut nombor projek
dan tarikh, dan lepas itu dilupuskan. Salinan-salinan ‘back up’ tidak boleh
disimpan di luar pejabat.
Surihan-surihan
lukisan tender – disimpan di dalam cabinet lukisan bagi tempoh
projek. Selepas siap, lukisan-lukisan ini akan dilupuskan.
Penilaian
tender
– Setiausaha projek akan menyimpan laporan penilaian tender di dalam
perpustakaan. Selepas siap projek, ianya akan diarkibkan bagi tempoh masa 50
tahun dan selepas itu dilupuskan.
Lukisan-lukisan
pembinaan – disimpan di dalam cabinet-kabinet lukisan bagi tempoh
projek. Setelah projek siap, lukisan pembinaan ini akan dilupuskan.
Lukisan-lukisan
“sudah bina” – akan dihantar untuk dimasukkan ke dalam filem mikro.
Setelah dimikrofilemkan, lukisan-lukisan ini tidak akan dimusnahkan tetapi
diarkibkan bagi tempoh selama 50 tahun yang mana selepas itu dilupuskan.
Filem-filem mikro akan disimpan di dalam pejabat/ arkib bagi tempoh selama 50
tahun yang mana selepas itu akan dilupuskan.
Filem-filem
mikro
– disimpan didalam pejabat/ arkib bagi tempoh selama 50 tahun dan selepas itu
akan dilupuskan.
Lukisan-lukisan
masuk dari konsultan-konsultan – semua lukisan-lukisan yang diterima
akan disimpan samada oleh pengurus projek atau jurutera projek semasa
perlaksanaan projek dan apabila projek telah siap, ianya akan dilupuskan.
Kajian
dalaman/ ringkasan projek – semua ringkasan projek atau kajian dalaman
akan disimpan di dalam perpustakaan bagi tempoh selama 50 tahun dan selepas itu
akan dilupuskan.
Kajian-kajian
rekabentuk – semua kajian rekabentuk akan disimpan oleh Setiausaha
projek dan setelah projek siap, ianya akan disimpan di dalam perpustakaan bagi
tempoh selama 50 tahun dan selepas itu dilupuskan.
Data-data
pengkiraan struktur – apa-apa data pengkiraan struktur yang
ditandatangani akan disimpan di dalam perpustakaan selama 50 tahun selepas
penyiapan projek dan selepas itu dilupuskan.
Dokumen-dokumen
kontrak – disimpan di dalam perpustakaan semasa tempoh pembinaan
dan selepas siap, ianya akan terus disimpan di dalam perpustakaan atau arkib
selama 50 tahun dan selepas itu dilupuskan.
Fail
surat-menyurat – semua sutrat menyurat (masuk dan keluar),
yang tidak difailkan didalam mana-mana fail lain, akan difailkan di dalam fail surat menyurat. Fail ini
akan dibuka sehingga penyiapan projek dan selepas itu akan diarkibkan selama 6
tahun sebelum dilupuskan.
Lukisan/
Surat
diluluskan – sebagaimana diterangkan sebelum ini
Minit-minit
mesyuarat – termasuklah:
- Mesyuarat klien/ konsultan – fail
berasingan dibuka bagi minit-minit mesyuarat klien/ konsultan. Disebabkan
minit-minit dilazim dihantar melalui faxs, sila failkan salinan kertas
biasa. Fail ini akan dibuka sehingga penyiapan projek dan selepas itu akan
diarkibkan selama 6 tahun dan selepas itu dilupuskan.
- Mesyuarat tapak/ teknikal – Setiausaha
Projek akan menyimpan minit-minit mesyuarat teknikal tapak di dalam fail
yang berasingan. Setelah projek siap, fail ini akan diarkibkan selama 6
tahun dan selepas itu dilupuskan.
Album
gambar-gambar projek – diletakkan ke dalam album gambar oleh
setiausaha projek. Album-album ini disimpan sehingga penyiapan projek. Setelah
projek siap, fail ini akan diarkibkan selama 6 tahun dan selepas itu
dilupuskan.
Fail-fail
kontrak/ Sub-kontrak – dibuka bagi setiap kontrak/ Sub-kontrak
sebagaimana yang dinyatakan di dalam prosidur. Fail-fail ini akan disimpan oleh
Setiausaha Projek dan sepelas projek siap, fail-fail ini akan diarkibkan selama
6 tahun selepas itu dilupuskan.
Sijil-sijil
Perakuan Kemajuan Kerja – Fail yang berasingan dibuka bagi ini
sekiranya terdapat banyak surat
menyurat mengenai perkara ini. Sekiranya tiada fail baru dibuka, Sijil-sijil
Perakuan Kemajuan Kerja dimasukkan ke dalam fail kontrak. Sekiranya fail
berasingan dibuka, ianya akan disimpan oleh Setiausaha Projek dan setelah siap
projek, ianya akan diarkibkan bagi tempoh selama 6 tahun dan selepas itu
dilupuskan.
Laporan-laporan
Kemajuan Projek – disimpan oleh Setiausaha Projek dan
setelah siap projek, ia akan diarkibkan selama tempoh 6 tahun dan selepas itu
dilupuskan secara penyeleraian.
Arahan-arahan
P.P./ Arkitek/ Jurutera – disimpan oleh Setiausaha Projek dan
setelah siap projek, ia akan diarkibkan selama 6 tahun dan selepas itu
dilupuskan.
Rekod-rekod
Pengujian dan Cerucuk – rekod-rekod cerucuk dan rekod-rekod
pengujian (ujian kiub, ujian tanah dll) akan disimpan oleh Setiausaha Projek
dan selepas projek siap, ianya akan diarkibkan selama 50 tahun dan selepas itu
dilupuskan.
Rekod-rekod
tapak
Semua rekod-rekod
tapak akan disimpan dan dijaga sebaik-baiknya oleh Jurutera Residen/ COW/
Pengurus projek/ Penyelia Tapak. Setelah projek siap, JR. COW/ PP/ Penyelia
Tapak akan menyerahkan rekod-rekod ini kepada ibu pejabat bagi tujuan
penyimpanan di dalam arkib. Tempoh penahanan setelah siap kerja adalah seperti
berikut:
Keputusan
kiub Konkrit – fail ini akan disimpan di dalam arkib bagi tempoh
selama 6 tahun selepas penyiapan projek dan selepas itu dimusnahkan.
Senarai
Semakan Konkrit – Fail ini akan disimpan di dalam arkib bagi
tempoh selama 6 tahun selepas penyiapan projek dan selepas itu dimusnahkan.
Lukisan
“sudah bina” – Oleh kerana lukisan-lukisan “sudah bina” ini disimpan
di pejabat sebagaimana yang dinyatakan tadi, maka setelah siap projek,
lukisan-lukisan “sudah bina” (cetakan kertas) yang berada di tapak akan
dimusnahkan.
Sijil-sijil
Kilang
– akan disimpan di dalam arkib bagi tempoh selama 6 tahun selepas penyiapan
projek dan selepas itu dimusnahkan.
Rekod
penanaman cerucuk – akan disimpan di dalam arkib bagi tempoh
selama 6 tahun selepas penyiapan projek dan selepas itu dimusnahkan.
Log
Lubang Penyiasatan Tanah – Sekiranya log lubang penyiasatan tanah
telah dimajukan kepada pejabat, maka setelah projek siap, rekod-rekod ini akan
dimusnahkan. Sekiranya ia tidak dimajukan kepada pejabat, maka setelah siap
projek, rekod-rekod ini akan disimpan didalam arkib bagi tempoh selama 6 tahun
selepas penyiapan projek dan selepas itu dimusnahkan.
Arahan-arahan
P.P./ Arkitek/ Jurutera – sebagaimana telah dinyatakan di atas tadi.
Arahan-arahan PP/ Arkitek/ jurutera akan disimpan dalam rekod-rekod pejabat,
yang mana selepas penyiapan projek, mana-mana arahan PP/ Arkitek/ Jurutera yang
ada di tapak akan dimusnahkan.
Laporan-laporan
Kemajuan – fail ini akan dimusnahkan selepas penyiapan projek
disebabkan laporan-laporan kemajuan projek telah dimajukan ke ibu pejabat
sepanjang tempoh pembinaan
Pelan
Survey
– disimpan di dalam arkib bagi tempoh semala 6 tahun selepas penyiapan projek
dan selepas itu dimusnahkan.
