Jenis dokumen

Dokumen-dokumen tapak yang dikawal

Prosedur-prosedur bagi mengawal dokumen-dokumen perlu diwujudkan di tapak bina. Tahap pengawalan dokumen-dokumen di tapak berseza di antara satu sama lain. Pada amnya, dokumen-dokumen system kualiti dan dokumen-dokumen kontraktual seperti lukisan-lukisan kontrak memerlukan kawalan ketat terhadap pengeluaran dan pengedarannya sebelum digunakan. Senarai-senarai semakan pemeriksaan yang dikeluarkan dan diluluskan bagi kegunaan di tapak, juga haruslah dikawal. Senarai-senarai semakan ini apabila digunakan akan menjadi sebahagian dari rekod-rekod kualiti tapak yang akan disimpan bagi projek berkenaan.

Jenis-jenis dokumen	Pihak Berkuasa mengeluarkan & mengedarkan	Pihak berkuasa meluluskan
Dokumen-dokumen system kualiti -     Manual kualiti -     Senarai-senarai semakan/ prosedur-prosedur kualiti	Pengurus Sistem Kualiti Pengurus Sistem Kualiti	Pengarah Urusan Pengarah urusan
Dokumen-dokumen projek khusus -     Pelan Kualiti projek -     Lukisan-lukisan Kontrak -     Lukisan-lukisan Kerja -     Syarat-syarat Kontrak -     Spesifikasi Kontrak	Pengurus Projek Pengurus Kontrak Pengurus Projek Pengurus Kontrak Pengurus Kontrak	Pengarah Urusan Konsultan Klien Pengurus Projek Konsultan Klien Konsultan Klien

Dokumen-dokumen Sistem Kualiti

Pengurus Sistem Kualiti atau wakilnya haruslah menyimpan rekod-rekod mengenai kawalan pengedaran semua jilid-jilid, termasuk pindaan, semua dokumen-dokumen system kualit bagi kedua-dua ibu pejabat dan juga tapak. Walau bagaimanapun, sekiranya ada di kalangan kakitangan penyeliaan, biasanya foreman ke atas, boleh secara bertulis memberi cadangan-cadangan dan usul-usul bagi apa-apa pindaan gterhadap dokumen-dokumen system kualiti.

Pengurus Sistem Kualiti akan menentukan samada keperluan perbincangan dengan pihak pengurusan sebelum memutuskan memasukkan apa-apa pindaan. Status pindaan, nombor salinan, tarikh dikeluarkan dan pihak berkuasa meluluskan akan diberikan bagi setiap salinan dokumen system kualiti terkawal yang diedarkan kepada kesemua kakitangan tapak. Satu salinan utama yang mengandungi versi terakhir bagi dokumen-dokumen system kualiti terkawal ini dan apa-apa rekod pindaan beserta helaian muka surat yang dipinda akan disimpan oleh Pengurus Sistem Kualiti. Pada amnya, adalah menjadi tanggungjawab semua pemegang dokumen yang sah di tapak bagi mengeluarkan helaian mukasurat atau dokumen-dokumen yang tidak dipakai setelah menerima versi terakhir.

Dokumen-dokumen projek khusus

Pihak ibu pejabat dab pihak tapak projek perlulah membentuk dan menyimpan sistem pengfailkan projek secara berasingan bagi setiap projek berasaskan satu standard rujukan senarai fail-fail projek yang dikeluarkan. Fail-fail tambahan boleh diadakan apabila diperlukan di dalam projek. Semua surat menyurat masuk dan maklumat akan direkodkan oleh setiausaha tapak atau kerani tapak sebelum diserahkan kepada Pengurus Projek untuk tatapan dan tindakan seterusnya.

Begitu juga dengan surat menyurat dan maklumat keluar, yang mana semua mestilah diserahkan kepada Pengurus Projek untuk tatapan sebelum dihantar. Salinan-salinan surat-surat atau maklumat masuk dan keluar akan dipenduakan dan dihantar salinan kepada ibu pejabat, bila perlu. Kerja-kerja mengfailkan perlu ada mengikut kategori seperti semua surat menyurat masuk dan keluar, arahan-arahan diterima dan hantar, rekod-rekod tapak, memo-memo dalaman, peperiksaan dll.

Pada amnya, system pengfailan akan mempermudahkan rujukan dan pengesanan. Contoh-contoh fail yang harus disimpan adalah:

1. Surat-menyurat antara Arkitek/ Jurutera
2. Surat-menyurat antara subkontraktor sendiri
3. Surat-menyurat antara subkontraktor diNamakan
4. Surat-menyurat antara pembekal
5. Minit-minit mesyuarat antara arkitek/ Jurutera/ konsultan/ subkontraktor
6. Arahan Kerani kerja (Clerk of works)/ arahan-arahan tapak
7. Arahan-arahan kepada Subkontraktor
8. Pengesahan Penerimaan Arahan-arahan Lisan
9. Senarai-senarai semakan
10. Laporan-laporan tidak memenuhi kehendak.

Kerani Tapak projek akan dipertanggungjawabkan bagi menjaga Daftar-daftar Lukisan di tapak. Beliau haruslah merekodkan semua lukisan-lukisan kontrak yang diterima terus dari konsultan-konsultan klien atau melalui ibu pejabat. Pihak ibu pejabat haruslah sentiasa diberitahu oleh pengurus projek akan penerimaan apa-apa lukisan khususnya yang mempunyai implikasi kos atau kontraktual. Daftar-daftar lukisan ini akan memberi meklumat-maklumat seperti tajuk lukisan, nombor rujukan, penerangan dan lain-lain beserta dengan pindaan-pindaan terakhir bagi setiap tajuk utama lukisan; Lukisan Struktur, Lukisan Arkitek dan Lukisan Perkhidmatan M & E. Kerani tapak projek haruslah menjaga dan menyimpan rekod semua lukisan yang tidak lagi dipakai di dalam daftar-daftar lukisan beliau.

Di mana perlu, adalah menjadi tanggungjawab Pengurus Projek atau pengurus pembinaan bagi menentukan bahawa semua subkontraktor tred yang relevan dan subkontraktor diNamakan sedar akan apa-apa pindaan yang dibuat kepada rekabentuk , lukisan-lukisan kontrak atau lukisan-lukisan kerja yang melibatkan kerja mereka. Satu salinan lukisan-lukisan yang dipinda haruslah dikeluarkan kepada mereka dengan menggunakan borang-borang transmittal atau surat-surat kepilan bagi tindakan seterusnya.

Buku Harian tapak

Buku harian Tapak digunakan bagi setiap hari bekerja oleh penyelia tapak dari mula hingga ke akhir projek.  Ianya merupakan rekod ke atas semua aktiviti-aktiviti di tapak bina termasuk keadaan cuaca, jumlah pekerja, loji dan mesin dan sebagainya. Penyelia dan wakil kontraktor mestilah menandatangani apa-apa maklumat di dalam buku ini pada setiap bekerja. Buku harian Tapak adalah satu dokumen yang penting, lebih-lebih lagi apabila timbul pertikaian. Oleh kerana rekod-rekod dokumentari kerja dicatit di dalam buku ini, maka buku ini amat berguna sekiranya pertikaian dirujuk ke timbangtara atau mahkamah perundangan.

Berikut adalah maklumat-maklumat yang perlu dimasukkan di dalam buku harian tapak di bawah kepala-kepala berkenaan:

Jumlah pekerja yang diambil bekerja di tapak – Isikan ruang yang disediakan dengan kerja utama yang djalankan oleh kontraktor dan kontraktor Dinamakan serta jumlah kerja mengikut kategori. Maklumat berasingan mestilah direkodkan bagi kontraktor dan subkontraktor. Isikan ruang bagi jumlah pekerja-pekerja tempatan dan jumlah keseluruhan pekerja-pekerja kontraktor dan subkontraktor. Pengisian juga perlulah berkaitan dengan masalah-masalah pekerja sepeti salah faham pekerja, kekurangan pekerja, salah laku, pergaduhan, pembuangan kerja, tidak dibayar upah dan lain-lain keadaan yang boleh mengganggu perlaksanaan kerja.

Kuantiti bahan-bahan yang digunakan – rekod secara ringkas kuantiti-kuantiti bahan yang diterima atau yang dihantar ke tapak.

Arahan-arahan P.P. – rekodkan segala arahan-arahan yang diterima secara lisan, melalui telefon ataupun secara bertulis dan lakaran.

Kerja-kerja yang dijalankan pada hari berkenaan – rekodkan secara ringkas kerja-kerja yang dijalankan pada hari berkenaan dan menekankan terhadap kemajuan kerja.

Loji dan peralatan kontraktor dan subkontraktor; waktu bekerja dan tempoh – rekodkan semua loji dan peralatan yang digunakan, apa kerja yang dijalankan serta jumlah masa bekerja sebenar. Maklumat mestilah diisikan secara berasingan dengan menandakan (K) bagi loji-loji dan peralatan kepunyaan kontraktor dan (S.K.N) bagi loji dan peralatan yang dimiliki oleh subkontraktor.

Lain-lain maklumat

Rekodkan faktor-faktor berikut di mana perlu:

-       Tarikh

-       Keadaan cuaca

-       Rekod Kemajuan

-       Pelawat-pelawat ke tapak

-       Pemeriksaan yang dijalankan

-       Lukisan-lukisan yang diterima dari konsultan

-       Maklumat yang diminta oleh kontraktor

-       Kerja-kerja yang dijalankan di bawah “Kerja harian” sebagaimana yang diarahkan oleh P.P.

-       Kekurangan bahan-bahan, loji dan peralatan di tapak.

-       Penyiapan atau separuh siap disebabkan salah faham, kekurangan lukisan dan pelan. ‘force majeure’ dan lain-lain

-       Kerja lebih masa

-       Pengukuran kerja telah siap bagi tujuan penilaian

-       Arahan P.P. berkenaan loji-loji dan peralatan yang tidak digunakan dan menunggu arahan seterusnya.

-       Jumlah bahan yang diterima dari Pembekal diNamakan

-       Peraturan-peraturan dan syarat-syarat kontrak yang tidak dipatuhi

-       Pertikaian tentang interpretasi kontrak

-       Sample yang diterima, bahan yang diuji, pemeriksaan kerja-kerja tertutup beserta perihal-perihal pengujian/ pemeriksaan

-       Masalah-masalah alam sekitar (banjir, tanah runtuh dan lain-lain)

-       Lawatan P.P. atau wakilnya beserta mereka yang terlibat.

-       Fosil atau apa-apa benda yang terjumpa di tapak

-       Permintaan dari P.P./ wakil mengenai apa-apa rekod kerja seperti perihal penanaman cerucuk.

-       Lain-lain factor yang tidak ada di atas.

-       Semua keputusan pengujian kiub konkrit direkodkan di dalam jadual pengujian kiub konkrit yang terletak di akhir Buku harian Tapak. Keputusan pengujian ini boleh direkodkan pada keesokan hari.

-       Lain-lain rekod seperti keputusan S.B.R in-situ, density, kandungan air, gred, bitumen recovery, pengujian Marshall dan lain-lain perlulah direkodkan mengikut format yang difikirkan sendiri oleh pengguna di ruang kosong yang disediakan di dalam buku Harian

-       Mukasurat-mukasurat yang kosong boleh digunakan bagi membuat lakaran dan laporan harian/ aktiviti harian yang telah dirancang. Sekiranya ruangan tidak muat di dalam satu mukasurat, sila gunakan mukasurat yang seterusnya. Semua isian mestilah ditarikhkan dan mengikut tertibnya.

Penulisan laporan

Laporan adalah merupakan satu mesej yang tertib dan berobjektif yang digunakan bagi menyampai maklumat dari individu atau organisasi kepada individu atau organisasi yang lain bagi membantu di dalam proses membuat keputusan dan menyelesaikan masalah.

Penulisan laporan adalah sebahagian dari proses sedia ada bagi pengurusan kontrak pembinaan. Laporan disediakan bagi tujuan-tujuan tertentu, seperti:

1. Penilaian prestasi
2. Tujuan penyiasatan
3. Membuat keputusan rentang perubahan kerja
4. Sebagai alat untuk membuat keputusan bagi pengurusan kanan
5. Penyimpanan rekod
6. Justifikasi satu-satu tindakan
7. Kegunaan timbangtara.

Laporan-laporan boleh diadakan dalam bentuk teknikal, peristiwa atau guna apa-apa yang telah berlaku di tapak. Laporan-laporan disediakan oleh pengurusan kanan bagi tujuan membuat keputusan. Ianya juga boleh disediakan secara individu atau melalui satu jawatankuasa khas.

Jenis-jenis laporan yang lazim digunakan di dalam pengurusan tapak pembinaan:

1. Laporan kemajuan
2. Laporan kerosakan atau kegagalan binaan
3. Laporan mengenai cadangan kerja-kerja pembaikan
4. Laporan selepas kerja-kerja pembaikan
5. Laporan mengenai data-data dalam buku Harian bagi tujuan tertentu.
6. Laporan-laporan pengkhususan terjadinya sesuatu perkara.

Keperibadian laporan-laporan:

1. Biasanya, laoran-laporan disediakan  atas permintaan pihak atasan di dalam kes-kes yang mana kebiasaannya laporan tidak akan disediakan melainkan apabila diminta.

2. Laporan-laporan secara lazimnya disalurkan ke atas di dalam struktur organisasi. Pergerakan ke atas ini disebabkan ianya diminta oleh pihak atasan.

3. Laporan-laporan menekankan objektif. Memandangkan bahawa laporan-laporan ini digunakan bagi tujuan menyelesaikan masalah dan membuat keputusan, ianya haruslah berobjektof seberapa yang boleh. Apabila bahan-bahan atau perkara tidak berobjrktif (subjektif) dimasukkan, maka pelapor itu mestilah memberitahu akan keadaan itu.

4. Laporan-laporan disediakan bagi tatapan orang yang tertentu sahaja. Lebih-lebih lagi apabila laporan ini disalurkan di dalam sesuatu organisasi. Oleh itu, sebagaimana juga surat mesyuarat, laporan ini boleh disediakan dengan mengambilkira kehendak pembacanya.

Klasifikasi laporan

Laporan-laporan formal dan tidak formal – klasifikasi ini berguna disebabkan ianya merangkumi semua laporan. Laporan format distrukturkan secara baik dan tertib; menekankan objektiviti dan organisasi, mengandungi banyak perkara perincian, dan ditulis di dalam cara yang tidak mencampuri hal-hal individu.

Laporan tidak formal adalah mesej-mesej yang menggunakan bahasa kasual dan mudah. Memo dalaman pada amnya bolehlah dianggap sebagai laporan tidak formal.

Laporan pendek atau panjang – ini satu klasifikasi  yang mengelirukan bagi laporan. Satu mukasurat memorandum sudah tentunya pendek, dan satu kertas kajian yang mempunyai 20 muka surat sudah tentunya panjang. Jadi, bagaimana yang berada di antara kedua-dua klasifikasi ini?

Satu perkara penting yang pada amnya benar; apabila laporan menjadi panjang, maka ianya menjadi bentuk laporan-laporan formal. Oleh itu klasifikasi formal _ tidak formal dan pendek _ panjang adalah berkaitan.

Laporan berinformasi atau analitikal – laporan-laporan berinformasi membawa maklumat-maklumat berobjektif dari satu tempat perniagaan ke tempat yang lain.

Laporan-laporan beranalitikal berusaha bagi memfokuskan bentuk dan setakat mana satu-satu masalah itu timbul serta mencadangkan cara-cara menyelesaikan maslah tersebut.

Laporan tahunan syarikat adalah satu laporan berinformasi dan laporan kajian saintifik adalah laporan beranalitikal.

Laporan menegak atau mendatar – klasifikasi merujuk ke arah mana laporan ini disalurkan. Walaupun kebanyakan laporan disalurkan ke atas di dalam sesuatu organisasi, banyak juga yang pergi ke bawah. Kedua-dua dikatakan laporan menegak dan dirujuk sebagai laporan diarahkan ke atas atau laporan diarahkan ke bawah. Fungsi utama laporan-laporan menegak ini adalah bagi tujuan kawalan pengurusan.

Laporan-laporan mendatar adalah bagi membantu di dalam usahamengkoordinasikan organisasi. Satu laporan yang disalurkan di antara unit-unit  di dalam peringkat organisasi yang sama seperti di antara penyelia-penyelia lain-lain jabatan di dalam pengurusan pembinaan. Adalah diarahkan secara mendatar.

Laporan Dalaman dan Luaran – Laporan-laporan dalaman disalurkan di dalam sesuatu organisasi. Laporan luaran seperti Laporan Tahunan Syarikat disediakan bagi pengagihan di luar sesuatu organisasi.

Laporan berjadual – adalah laporan yang dikeluarkan mengikut tempoh yang dijadualkan atau ditetapkan. Laporan berjadual selalunya disalurkan ke atas dan digunakan oleh pihak pengurusan sebagai alat kawalan. Harian, mingguan, bulanan, suku tahun, dua kali setahun atau tahunan adalah tempoh-tempoh yang biasa bagi laporan berjadual.

Laporan berfungsi – ini termasuklah laporan-laporan kewangan, laporan pemasaran, laporan akaun, laporan peribadi dan lain-lain jenis seumpamanya.

Di dalam tapak pembinaan, penyelia biasanya ditugaskan bagi menyediakan laporan-laporan mengenai peristiwa-peristiwa seperti kemalangan, kejadian membahaya dan lain-lain. Bagi laporan yang bertemakan peristiwa, berikut dicadangkan isi kandungannya:

1. Ringkasan apa yang telah terjadi
2. Ringkasan pengenalan mengenai peristiwa-peristiwa sebelum berlakunya kejadian yang dilaporkan
3. Maklumat-maklumat yang diperolehi semasa penyiasatan
4. Maklumat tentang saksi-saksi
5. Maklumat mengenai kerugian yang ditanggung
6. Rumusan-rumusan
7. Cadangan-cadangan
8. Bahan-bahan sokongan (gambar, lakaran bagi menerangkan)
9. Tarikh dan tandatangan pelapor

Penyiasatan kejadian

Tujuan utama di dalam apa-apa penyiasatan kejadian adalah bagi memperolehi maklumat-maklumat yang penuh dan tepat mengenai sebab-sebab kejadian berlaku serta apa-apa yang berkaitan dengannya. Kejadian tersebut perlulah disiasat seberapa cepat yang mungkin sementara fakta-fakta masih baru di ingatan semua pihak dan sebelum apa-apa barang bukti dipinda, dipindah atau dihapuskan. Bagi mendapatkan laporan penyiasatan kejadian yang lengkap dan konprehensif, adalah diperlukan bagi menentukan:

Peristiwa-peristiwa yang membawa kepada kejadian

Fakta-fakta kejadian itu sendiri

Fakta-fakta relevan ke atas apa yang berlaku seterus sahaja kejadian itu

Satu senarai semakan dibuat bagi membantu mendpatkan fakta-fakta

Soalan-soalan di dalam senarai semakan bagi menentukan fakta:

1. Siapa?

-       Yang terlibat?

-       Yang melihat?

-       Yang bekerja semasa kejadian?

-       Yang terlibat bersama?

-       Mempunyai maklumat tentang peristiwa sebelum kejadian?

2. Apa?

-       yang rosak, kecederaan, kerugian?

-       Perkakas yang digunakan?

-       Mesin, loji yang digunakan?

-       Kejadian-kejadian yang serupa yang telah terjadi?

-       Tindak-tindakan yang diambil bagi mengelakkan kejadian semula?

3. Bila?

-       Kejadian berlaku?

-       Kerosakan menjadi nyata?

-       Kali terakhir dilihat sebagai satu keslahan?

4. Kenapa?

-       Kejadian berlaku?

5. Di mana?

-       Kejadian berlaku?

-       Kerosakan berlaku?

-       Beradanya penyelia waktu itu?

-       Beradanya saksi-saksi waktu itu?

6. Bagaimana?

-       Kejadian berlaku?

-       Kejadian tersebut boleh dielak?

-       Rekabentuk yang lebih baik membantu?

Menemuramah saksi-saksi

Terdapat dua jenis saksi-saksi:

-       Saksi mata iaitu mereka yang melihat sendiri kejadian yang berlaku

-       Saksi bersabit iaitu mereka yang tidak melihat kejadian yang berlaku tetapi mempunyai maklumat yang penting berkaitan dengannya.

Saksi-saksi dan lain-lain orang yang terlibat perlulah ditemuramah seberapa cepat yang boleh. Temuramah ini dibuat secara individu agar komen-komen yang diberikan tidak  mempengaruhi mereka-mereka yang lain. Saksi-saksi mestilah diyakinkan bahawa penyiasatan yang dibuat adalah  bertujuan mendapatkan fakta-fakta yang mengakibatkan kejadian dan bukannya untuk meletakkan kesalahan kepada sesiapa.

Terdapat beberapa teknik yang terbukti bagi temuramah yang berjaya. Elemen-elemen berikut membentuk penekanan asas bagi “temuramah penyiasatan”

1. Menjalankan temuramah secara sulit di tempat kerja
2. Biar mereka yang ditemuramah berasa lega dan senang; jangan terlalu mendesak
3. Tanya versi mereka yang ditemuramah akan apa yang berlaku.
4. Tanya  Cuma soalan-soalan yang perlu sahaja. Jangan sekali-kali mempengaruhi jawapan.
5. Ulangi cerita mereka yang telah ditemuramah sebagaimana dan setakat mana yang anda fahami.
6. Akhiri sesi temuramah dengan nada ceria. Ucap terima kasih kepada saksi

Apa yang perlu diingat mereka yang ditemuramah mungkin terlalu emosi. Cara terbaik bagi menenangkan mereka ini, ialah dengan mengingatkan mereka akan tujuan temuramah itu.

1. Anda Cuma berminat dari segi pencegahan bukan menyalahkan sesiapa
2. Anda Cuma boleh mencapai pencegahan dengan bantuan beliau di dalam mengenalpasti factor penyumbang
3. Anda Cuma berminat tentang fakta dan bukan teori dan pandangan-pandangan

Berbudi bahasa dan meyakinkan, bukan agresif dan kasar. Tentukan mereka yang ditemuramah memahami yang apa-apa kenyataan adalah sulit dan rahsia.

Penyimpanan dokumen dan rekod-rekod projek

Senarai rekod-rekod projek adalah:

1. Rekod-rekod pejabat
2. Rekod-rekod tapak

Rekod-rekod pejabat

Fail-fail berkuasa (Setiausaha Projek) – Semua surat-menyurat dengan pihak-pihak berkuasa akan difailkan ke dalam fail-fail berkuasa. Bagi surat-surat kelulusan dan lukisan-lukisan yang diluluskan, Cuma satu salinan fotostat sahaja diperlukan bagi tujuan fail. Surat-surat asal akan difailkan ke dalam fail yang berasingan yang disimpan oleh Pengurus Pentadbiran, Fail Berkuasa ini akan disimpan oleh Setiausaha projek bagi tempoh selama 5 tahun setelah siap projek yang mana selepas tempoh itu, ianya akan dibuangkan.

Serahan laporan-laporan termasuk lukisan (setiausaha projek/ setiausaha perpustakaan) – di dalam kes di mana semua laporan dan lukisan bagi kerja-kerja kejuruteraan diserahkan kepada pihak berkuasa, satu salinan akan ditandakan. “Salinan pejabat” dan disimpan di dalam perpustakaan bagi tempoh 50 tahun selepas projek siap dan setelah itu dilupuskan.

Memo penghantaran. Borang dispaj (Setiausaha projek/ Pengurus Pentadbiran) -

1. Lukisan yang diberi percuma akan direkodkan oleh Setiausaha projek di dalam Memo Penghantaran dan disimpan di dalam Fail Dispaj. Fail ini akan dibuka sehingga penyiapan projek dan lepas itu akan dilupuskan.
2. Lukisan-lukisan yang dikenakan bayaran akan direkodkan di dalam borang dispaj oleh wakil Pengurus Pentadbiran. Setiausaha projek akan menyimpan satu salinan borang ini di dalam Fail Dispaj. Satu lagi salinan disimpan di dalam fail fee projek dan invois akan dikeluarkan untuk pembayaran

Disket-disket computer – Apa-apa dokumen atau fail yang dimasukkan ke dalam disket, ianya haruslah di’back up’ dan dilabelkan dengan baik dan disimpan oleh pihak yang bertanggungjawab. Semua fail ‘back up’ akan disimpan di dalam perpustakaan bagi tempoh 6 tahun selepas siap projek, mengikut nombor projek dan tarikh, dan lepas itu dilupuskan. Salinan-salinan ‘back up’ tidak boleh disimpan di luar pejabat.

Surihan-surihan lukisan tender – disimpan di dalam cabinet lukisan bagi tempoh projek. Selepas siap, lukisan-lukisan ini akan dilupuskan.

Penilaian tender – Setiausaha projek akan menyimpan laporan penilaian tender di dalam perpustakaan. Selepas siap projek, ianya akan diarkibkan bagi tempoh masa 50 tahun dan selepas itu dilupuskan.

Lukisan-lukisan pembinaan – disimpan di dalam cabinet-kabinet lukisan bagi tempoh projek. Setelah projek siap, lukisan pembinaan ini akan dilupuskan.

Lukisan-lukisan “sudah bina” – akan dihantar untuk dimasukkan ke dalam filem mikro. Setelah dimikrofilemkan, lukisan-lukisan ini tidak akan dimusnahkan tetapi diarkibkan bagi tempoh selama 50 tahun yang mana selepas itu dilupuskan. Filem-filem mikro akan disimpan di dalam pejabat/ arkib bagi tempoh selama 50 tahun yang mana selepas itu akan dilupuskan.

Filem-filem mikro – disimpan didalam pejabat/ arkib bagi tempoh selama 50 tahun dan selepas itu akan dilupuskan.

Lukisan-lukisan masuk dari konsultan-konsultan – semua lukisan-lukisan yang diterima akan disimpan samada oleh pengurus projek atau jurutera projek semasa perlaksanaan projek dan apabila projek telah siap, ianya akan dilupuskan.

Kajian dalaman/ ringkasan projek – semua ringkasan projek atau kajian dalaman akan disimpan di dalam perpustakaan bagi tempoh selama 50 tahun dan selepas itu akan dilupuskan.

Kajian-kajian rekabentuk – semua kajian rekabentuk akan disimpan oleh Setiausaha projek dan setelah projek siap, ianya akan disimpan di dalam perpustakaan bagi tempoh selama 50 tahun dan selepas itu dilupuskan.

Data-data pengkiraan struktur – apa-apa data pengkiraan struktur yang ditandatangani akan disimpan di dalam perpustakaan selama 50 tahun selepas penyiapan projek dan selepas itu dilupuskan.

Dokumen-dokumen kontrak – disimpan di dalam perpustakaan semasa tempoh pembinaan dan selepas siap, ianya akan terus disimpan di dalam perpustakaan atau arkib selama 50 tahun dan selepas itu dilupuskan.

Fail surat-menyurat – semua sutrat menyurat (masuk dan keluar), yang tidak difailkan didalam mana-mana fail lain, akan difailkan di dalam fail surat menyurat. Fail ini akan dibuka sehingga penyiapan projek dan selepas itu akan diarkibkan selama 6 tahun sebelum dilupuskan.

Lukisan/ Surat diluluskan – sebagaimana diterangkan sebelum ini

Minit-minit mesyuarat – termasuklah:

1. Mesyuarat klien/ konsultan – fail berasingan dibuka bagi minit-minit mesyuarat klien/ konsultan. Disebabkan minit-minit dilazim dihantar melalui faxs, sila failkan salinan kertas biasa. Fail ini akan dibuka sehingga penyiapan projek dan selepas itu akan diarkibkan selama 6 tahun dan selepas itu dilupuskan.

2. Mesyuarat tapak/ teknikal – Setiausaha Projek akan menyimpan minit-minit mesyuarat teknikal tapak di dalam fail yang berasingan. Setelah projek siap, fail ini akan diarkibkan selama 6 tahun dan selepas itu dilupuskan.

Album gambar-gambar projek – diletakkan ke dalam album gambar oleh setiausaha projek. Album-album ini disimpan sehingga penyiapan projek. Setelah projek siap, fail ini akan diarkibkan selama 6 tahun dan selepas itu dilupuskan.

Fail-fail kontrak/ Sub-kontrak – dibuka bagi setiap kontrak/ Sub-kontrak sebagaimana yang dinyatakan di dalam prosidur. Fail-fail ini akan disimpan oleh Setiausaha Projek dan sepelas projek siap, fail-fail ini akan diarkibkan selama 6 tahun selepas itu dilupuskan.

Sijil-sijil Perakuan Kemajuan Kerja – Fail yang berasingan dibuka bagi ini sekiranya terdapat banyak surat menyurat mengenai perkara ini. Sekiranya tiada fail baru dibuka, Sijil-sijil Perakuan Kemajuan Kerja dimasukkan ke dalam fail kontrak. Sekiranya fail berasingan dibuka, ianya akan disimpan oleh Setiausaha Projek dan setelah siap projek, ianya akan diarkibkan bagi tempoh selama 6 tahun dan selepas itu dilupuskan.

Laporan-laporan Kemajuan Projek – disimpan oleh Setiausaha Projek dan setelah siap projek, ia akan diarkibkan selama tempoh 6 tahun dan selepas itu dilupuskan secara penyeleraian.

Arahan-arahan P.P./ Arkitek/ Jurutera – disimpan oleh Setiausaha Projek dan setelah siap projek, ia akan diarkibkan selama 6 tahun dan selepas itu dilupuskan.

Rekod-rekod Pengujian dan Cerucuk – rekod-rekod cerucuk dan rekod-rekod pengujian (ujian kiub, ujian tanah dll) akan disimpan oleh Setiausaha Projek dan selepas projek siap, ianya akan diarkibkan selama 50 tahun dan selepas itu dilupuskan.

Rekod-rekod tapak

Semua rekod-rekod tapak akan disimpan dan dijaga sebaik-baiknya oleh Jurutera Residen/ COW/ Pengurus projek/ Penyelia Tapak. Setelah projek siap, JR. COW/ PP/ Penyelia Tapak akan menyerahkan rekod-rekod ini kepada ibu pejabat bagi tujuan penyimpanan di dalam arkib. Tempoh penahanan setelah siap kerja adalah seperti berikut:

Keputusan kiub Konkrit – fail ini akan disimpan di dalam arkib bagi tempoh selama 6 tahun selepas penyiapan projek dan selepas itu dimusnahkan.

Senarai Semakan Konkrit – Fail ini akan disimpan di dalam arkib bagi tempoh selama 6 tahun selepas penyiapan projek dan selepas itu dimusnahkan.

Lukisan “sudah bina” – Oleh kerana lukisan-lukisan “sudah bina” ini disimpan di pejabat sebagaimana yang dinyatakan tadi, maka setelah siap projek, lukisan-lukisan “sudah bina” (cetakan kertas) yang berada di tapak akan dimusnahkan.

Sijil-sijil Kilang – akan disimpan di dalam arkib bagi tempoh selama 6 tahun selepas penyiapan projek dan selepas itu dimusnahkan.

Rekod penanaman cerucuk – akan disimpan di dalam arkib bagi tempoh selama 6 tahun selepas penyiapan projek dan selepas itu dimusnahkan.

Log Lubang Penyiasatan Tanah – Sekiranya log lubang penyiasatan tanah telah dimajukan kepada pejabat, maka setelah projek siap, rekod-rekod ini akan dimusnahkan. Sekiranya ia tidak dimajukan kepada pejabat, maka setelah siap projek, rekod-rekod ini akan disimpan didalam arkib bagi tempoh selama 6 tahun selepas penyiapan projek dan selepas itu dimusnahkan.

Arahan-arahan P.P./ Arkitek/ Jurutera – sebagaimana telah dinyatakan di atas tadi. Arahan-arahan PP/ Arkitek/ jurutera akan disimpan dalam rekod-rekod pejabat, yang mana selepas penyiapan projek, mana-mana arahan PP/ Arkitek/ Jurutera yang ada di tapak akan dimusnahkan.

Laporan-laporan Kemajuan – fail ini akan dimusnahkan selepas penyiapan projek disebabkan laporan-laporan kemajuan projek telah dimajukan ke ibu pejabat sepanjang tempoh pembinaan

Pelan Survey – disimpan di dalam arkib bagi tempoh semala 6 tahun selepas penyiapan projek dan selepas itu dimusnahkan.